社内の情報共有ツールには、ChatworkやセールスフォースのChatterをはじめ、さまざまなものが世に出てきていますよね。
しかし、導入したけれどもなかなか情報共有が活性化せず、苦労している担当者も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内の情報共有活性化に幾度となく失敗している私が、唯一成功を実感している社内情報共有ツールをご紹介します。
「youRoom」は、グループ内の情報共有に特化したサービス。
通常であればツールの機能面からご紹介するところですが、ここでは私が体感したことに焦点を当ててご紹介してみます。
情報共有ツールがうまく機能しない理由
ナレッジマネジメントと銘打って、社内の情報共有を活性化しなくては、という風潮が現れ始めたのは、もう5、6年以上前になるでしょうか。
その頃に比べれば、ソーシャルメディアのようにネットで何かを発信することが一般的になり、以前よりもツールの導入が楽になりましたよね。
とはいえ、すべてがうまくいくかというと、そうは問屋がおろさないものです。
私が所属する会社は40名程度のベンチャーで、職種は開発者、コンサルタント、CS、R&Dなどで構成されており、補助ツールを使わなければ密な情報共有が難しくなってきている段階です。
社員数がここ数年で２倍になったこともあり、対策を講じるために幾つかのツールで情報共有の活性化を試みましたが、いずれもうまく機能しませんでした。
うまく機能しなかった理由として考えられるのは、
- 社員のITリテラシーがさまざま
- 多忙すぎて、ツールを見ている暇がない
- 画面上の情報がうるさすぎて敬遠してしまう
- 情報の流れが速すぎてついていけない
- そもそもとっつきづらい
といった点です。
特に、ベンチャー企業では一人が複数のプロジェクトに関わっている事が多いため、情報がものすごい勢いで流れてくるとそれだけで嫌になってしまいます。
そのため、情報が入ってくるのを調節することができるメールに戻ってしまうわけですね。
メールは情報が入るのを調節することができる一方、行動の重さ（メール固有の礼儀など）により発言する敷居が高くなるため、情報共有ツールに比べると活性しづらくなってしまいます。
これでは情報共有の活性化はなかなか見込めません。
そういった時期にyouRoomを使ってみて、「これはいける」と感じるに至ったのです。
youRoomを使ってみて「いける」と感じたポイントは大きく３つあります。
1.情報をストックできる
ChatterのようなTwitterに酷似したフロータイプのツールでは、情報が次々に流れてきてスピード感はありますが、検索機能やハッシュタグはあるものの、情報のストックには向いておらず過去の情報が埋もれがちになってしまいます。まだまだ開発段階ということもあるのでしょうが、セールスフォースを利用していてもあまりメリットを感じられていません。
それに対してyouRoomは情報のストック性にも優れており、メールと同じように過去の情報を検索することも可能。過去の議題を掘り返して、新たに議論を展開するということにも向いています。
過去の情報を検索することにより、複数の人間が発信して溜め込んだストック情報やアイデアを、実現可能なレベルまで無駄なく育てることが容易になるのです。普通であれば過去の議題は闇に葬られてしまいがちですから。
2.画面がうるさすぎない
某社のサービスを使ったときに感じたのは、
情報共有が活性化するとうるさく感じてしまう
というもの。機能的にはyouRoomに近いのですが、まるでチャットをしているようで、リアルタイムを求められる焦燥感と、仕事中に遊んでいる感覚になってしまうという弊害もありました。
シンプルなUIと機能でガチャガチャしていない
その点、youRoomではうるささもありません。リアルタイムに投稿を知りたいのであれば、Twitterアカウントを連携させてDMを受け取り、TweetDeckのデスクトップ通知を使うことによって実現できます。
もちろんメールで投稿を都度受信したり、一日のダイジェストを受信することも可能です。
3.発信しやすい
↑ひとつのお題に対して、シンプルにコメントを残していけるのが発信のしやすさだと感じています。誰かの発言に対して気軽にコメントできるので、普段メールでは出てこないような気づきを与えてくれる意見も期待できます。
↑AndroidやiPhoneなどからも使えて、場所と時間を選ばないのも良いですね。
情報共有ツールにとって大事なことは
youRoomを使っていて感じる大事なことは、
- 情報を発信しやすい
- 使う人がストレスを感じない
- 情報をストックできる
- ストックした情報にアクセスしやすい
といった点です。これがひとつでも欠けていると、なかなか機能しないということも痛感させられました。
youRoomでできること
機能面にも少し触れておきます。
通常の無料版では、画像とPDFファイルを月間４０MBまでアップすることができます。また、Twitterで2ヶ月に１回クチコミすることによって、ExcelやWordなど、さまざまなファイルをアップすることができるようになります。
ちなみに活性化はどうなったのか
機能的にすごく充実しているということはありませんが、とにかく投稿の敷居が低いので、情報共有が活性化します。
特に、普段会話でのコミュニケーションが不得手な人が使い始めると、仕事が数倍速になります。私の会社でもひとりの開発者が、まるで人が変わったように積極的なコミュニケーションを取るようになりました。
開発者発信のコミュニケーションが活性化すると、特に社内向けシステムの開発でのビジョンとのズレが少なくなり、その結果開発スピードも格段に上がります。
まさに今、それを実感していて、youRoomには感謝するばかり。
今後はEvernoteとの連携や、ブレストから議論へと発展しやすくなるような機能も追加していくそうです。
試してみたいかたはyouRoomへどうぞ。
実は1年前、展示会でyouRoomを知ったのですが、「食わず嫌い」をやってしまい、いまさら良さに気づきましたｗ食わず嫌いは良くないです。
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Tasaki Junichiro: 2011-09-30 17:49
石井 伸武: 2011-10-31 04:47